Die Digitalisierung hat unser tägliches Leben und insbesondere unsere Geschäftsprozesse erheblich verändert. In der heutigen Zeit ist die elektronische Kommunikation unverzichtbar geworden, und auch die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen und empfangen, hat sich stark gewandelt. In Deutschland stand die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung jedoch noch aus, im Gegensatz zu vielen anderen europäischen Ländern wie Italien, Frankreich oder Spanien. Das ändert sich nun ab dem Jahr 2025 mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes, das einige einschneidende Neuerungen für die Rechnungsstellung mit sich bringt.
Die bisherige Rechtslage
Bisher war die Rechnungsstellung in Deutschland vergleichsweise flexibel. Private Unternehmen konnten Rechnungen in verschiedenen Formaten ausstellen, solange sie die grundlegenden Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllten. Dies führte dazu, dass das weitverbreitete PDF-Format oft für Rechnungen genutzt wurde, da es sich sowohl für die Aussteller als auch die Empfänger einfach handhaben ließ.
Hingegen sah das E-Rechnungs-Gesetz vom 4. April 2017 strukturierte Rechnungsformate, insbesondere das XML-Format, für öffentliche Auftraggeber vor. Hierbei handelt es sich um ein automatisierbares, strukturiertes Format, das eine effiziente Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.
Die Neuerungen ab 2025
Das Wachstumschancengesetz ändert die bisherige Rechtslage und führt ab dem 1. Januar 2025 die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze ein. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, elektronische Rechnungen verwenden müssen. Diese Änderung ist ein wichtiger Schritt zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse.
Die neue Regelung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert die elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Definition stellt sicher, dass die Rechnungen in einem standardisierten und maschinenlesbaren Format vorliegen, was die automatisierte Verarbeitung und Kontrolle erleichtert.
Übergangsregelungen und EDI-Verfahren
Das Wachstumschancengesetz sieht auch Übergangsregelungen für die Umstellung auf elektronische Rechnungen vor. Für zwischen dem 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2026 getätigte Umsätze dürfen Unternehmen Rechnungen weiterhin in Papierform (oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, wie bisher, auch in einem nicht-standardisierten elektronischen Format) ausstellen. Dies soll ihnen Zeit geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen.
Darüber hinaus gilt diese Übergangsregelung ein Jahr länger, bis zum 31. Dezember 2027, für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr. Ebenfalls bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch die bisherigen EDI-Verfahren weiter verwenden. Diese Flexibilität soll sicherstellen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos vonstattengeht und den betroffenen Unternehmen keine übermäßige Belastung auferlegt wird.
Fazit
Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung ab 2025 ist ein wichtiger Schritt in Richtung Modernisierung der Geschäftsprozesse in Deutschland. Die neuen Vorschriften werden die Effizienz steigern und zur Vereinfachung der bürokratischen Abläufe beitragen. Es ist jedoch entscheidend, dass Unternehmen sich frühzeitig auf diese Änderungen vorbereiten, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Wahl von geeigneten elektronischen Formaten, die den Anforderungen gerecht werden, wird in Zukunft von großer Bedeutung sein, um die reibungslose Abwicklung von Geschäftsprozessen sicherzustellen und Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.